La marketing automation può dare vita alla tua comunicazione interna aziendale: esempio Versya e la Guida Galattica

Se anche per te il talento è la risorsa più preziosa, l’accoglienza di un nuovo collaboratore non può più essere affidata a un semplice scambio di email burocratiche. Employer Branding, infatti, rappresenta oggi il momento in cui la promessa fatta durante il colloquio si trasforma in realtà. Ed è per questo che “l’accoglienza” non può iniziare il primo giorno di ufficio, ma giorni prima. 

Come strutturare tutto questo senza impazzire con le altre newsletter da mandare ai dipendenti? 

In questo articolo vedremo come da un Kit Welcome fisico, nato dallo studio del team e dalla volontà di dare un “benvenuto” un po’ più caldo, si possa creare un progetto di comunicazione interna molto più complesso, capace di attivarsi ben prima dell’ingresso ufficiale in azienda.

Il Pre-Onboarding: l’accoglienza inizia dalla firma

L’efficacia della comunicazione interna aziendale si misura anche dalla sua capacità di colmare il “vuoto” tra la firma del contratto e il primo giorno di lavoro e, grazie alla Marketing Automation, questo periodo può diventare una fase attiva di inserimento. 

Come partner ActiveCampaign, noi di Rebel Studio progettiamo flussi che scattano automaticamente non appena il nuovo talento entra nel database aziendale. Invece di un silenzio radio che può generare ansia, il neoassunto inizia a ricevere una sequenza di benvenuto studiata, ad esempio:

• Email di “Warm Welcome”: un messaggio di benvenuto immediato che trasmette il calore del team.
• Accesso anticipato alla visione: pillole video che raccontano la missione aziendale, permettendo alla risorsa di arrivare il primo giorno già allineata ai valori del brand.
• Informazioni logistiche intelligenti: email cadenzate che spiegano cosa aspettarsi, dove andare e chi incontrare, abbattendo lo stress del debutto.

Facciamo un esempio: Marco ha firmato il contratto e tra 15 giorni entrerà in azienda. L’obiettivo è mantenere caldo il rapporto, eliminando il silenzio radio.

• Email 1 (Subito dopo la firma): una newsletter di benvenuto, con testo che riprenda lo stile aziendale e un contenuto grafico curato che dice: “Benvenuto a bordo, Marco! Siamo già al lavoro per preparare la tua scrivania”.

• Email 2 (Una settimana prima): una guida rapida sui software che userà ogni giorno (ERP, CRM, sistemi verticali).

• Email 2 (3 giorni prima dell’inizio): una newsletter logistica. Gli anticipa chi sarà il suo referente, a che ora presentarsi e cosa aspettarsi dalla prima mattinata. Questo abbatte l’ansia del primo giorno.
  

• Giorno 0: Marco arriva in ufficio e trova sulla scrivania la Guida di Benvenuto, unico elemento fisico, ma fondamentale per dare un po’ di calore.
  

• Email 3 (La prima settimana): “Conosci i nostri valori?”. Una newsletter che approfondisce un capitolo della Guida, magari con un link a un breve video dei founder.

• Email 4 (Venerdì pomeriggio): “Com’è andata la tua prima settimana?”. Una newsletter interattiva con un semplice pulsante per lasciare un feedback rapido.

Durante il primo mese, Marco riceve una newsletter a settimana. Ogni invio è un tassello che costruisce la sua identità aziendale:

• Una settimana si parla di Welfare, quella dopo di Formazione, quella successiva dei successi del team.
• La comunicazione è costante, non invasiva e automatizzata: l’ufficio HR non deve fare nulla, il sistema lavora da solo.

Perché questo esempio funziona?

1. È scalabile: una volta impostato il flusso su ActiveCampaign, l’onboarding di 1 o 300 persone richiede lo stesso sforzo (zero).
2. Puoi raccontarti come Azienda: la newsletter permette di raccontare la tua azienda, i valori e la mission.
3. È misurabile: possiamo indicare se “Marco ha letto tutte le newsletter, è molto ingaggiato”, oppure “Il nuovo assunto non apre le mail, forse ha bisogno di supporto”.

Comunicazione interna aziendale: l’esempio di Versya e la sua Guida Galattica

Se l’automazione prepara il terreno, il kit fisico è ciò che materializza l’appartenenza. Per Versya, non ci siamo limitati a “impaginare un manuale”. Abbiamo analizzato il DNA dell’azienda, intervistato le persone e costruito una narrazione da zero.

La Guida Galattica è un oggetto iconico che il neoassunto trova sulla sua scrivania (o riceve a casa). Ma in un progetto articolato, questo kit non è un elemento isolato: è il “ponte” verso l’ecosistema digitale. Contiene richiami e QR code che rimandano alla Intranet e ai flussi di automation, creando un’esperienza Phygital (fisica e digitale) senza soluzione di continuità.

La forza della Guida Galattica di Versya risiede nell’autenticità dei contenuti. In Rebel agiamo come uno studio editoriale: creiamo asset multimediali (video, podcast, newsletter adaptive) che supportano l’architettura tecnologica. La comunicazione interna aziendale, in questo esempio, diventa un media proprietario dell’azienda, dove ogni parola è studiata per rinforzare la cultura aziendale e il senso di squadra.

La Marketing Automation come motore dell’Engagement

Una volta superato il primo giorno, la sfida diventa mantenere alto l’interesse. Portare le logiche del marketing digitale dentro l’azienda significa massimizzare la rilevanza di ogni messaggio. Come?

• Segmentazione e Rilevanza: attraverso l’automation, ci assicuriamo che ogni dipendente riceva solo informazioni pertinenti al suo ruolo o alla sua sede, eliminando lo “spam aziendale” e l’infobesity.

• Nurturing Continuo: il percorso di inserimento diventa percorso employers branding con contenuti formativi e informativi inviati al momento giusto. Questo approccio “anti-saturation” evita di travolgere il dipendente con troppe nozioni contemporaneamente.

• Monitoraggio del Sentiment: grazie ai dati di ActiveCampaign (Open Rate, interazioni), l’azienda può monitorare l’engagement reale e intervenire proattivamente se una risorsa sembra mostrare segni di disinteresse.

Creare una Intranet Aziendale Personalizzata per avere un Digital Workplace

Un progetto di comunicazione interna necessita di un punto di riferimento: la Intranet aziendale personalizzata. Non un semplice deposito di file, ma un ambiente intelligente e integrato.

Integrando la Intranet con sistemi come Microsoft 365, SharePoint e Teams, si ottengono vantaggi immediati che migliorano la produttività e il benessere:

1. AI Generativa al servizio dell’HR: L’integrazione di Virtual Agent come Lumy permette ai dipendenti di interrogare l’intelligenza artificiale per dubbi su policy o procedure, ottenendo risposte istantanee e liberando il team People da task ripetitivi.
2. Accessibilità Totale: Un sistema di alert push e recap mail automatici assicura che le novità (traguardi, welfare, nuovi progetti) arrivino a destinazione in tempo reale, ottimizzate per ogni dispositivo.
3. Abbattimento delle barriere informative: La Intranet risolve alla radice la difficoltà nel reperire informazioni critiche, problema che colpisce il 69% dei neoassunti, centralizzando tool e documenti societari.

Leggi anche: Marketing Automation Tool: le principali piattaforme B2B

Rebel Studio, agenzia per la comunicazione interna dell’Employer Branding 

L’esempio di Versya dimostra che la comunicazione interna non è un singolo evento, ma un processo che inizia con una firma e si nutre di ogni interazione successiva. Una strategia solida nasce dalla capacità di integrare un oggetto fisico d’impatto con la precisione della Marketing Automation e la funzionalità di una Intranet evoluta.

La nostra agenzia di comunicazione non vende un software o solo una creatività, ma architetture di relazione, in modo che il dipendente si sente guidato, valorizzato e parte di una galassia in continua espansione.

 

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